Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten Ihnen mitteilen, dass die Frist zur Anmeldung der Gesellschaftsangaben beim Zentralregister für Wirtschaftliche Eigentümer (ZRWE) am 13. Juli 2020 abläuft. Bei Nichterfüllung dieser Pflicht droht eine Geldstrafe für Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder der Gesellschaft i.H.v. bis zu 1,0 Mio. PLN.

Zur Anmeldung ist die Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers der Gesellschaft erforderlich, d.h. einer natürlichen Person/Personen, die die Kontrolle über die Gesellschaft aufgrund der eingeräumten Befugnisse direkt oder indirekt ausübt/ausüben.

Zur Erfüllung der obigen Pflicht sind Sie verpflichtet, folgende Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer sowie über vertretungsberechtigte Organmitglieder oder Gesellschafter/Aktionäre anzugeben:

  • Vor- und Nachname,
  • Staatsangehörigkeit,
  • Wohnstaat,
  • PESEL-Nummer oder Geburtsdatum,
  • Größe und Charakter der Beteiligung bzw. zustehende Befugnisse.

Im Rahmen unserer Dienstleistungen unterstützen wir Sie gern im Verfahren zur Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers und Vorbereitung der Anmeldung.

Unser Vorschlag des Unterstützungsumfangs

Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers

Zu diesem Zweck ist die Prüfung der Anteilsstruktur Ihrer Gesellschaft erforderlich. Wir weisen darauf hin, dass ein wirtschaftlicher Eigentümer grundsätzlich eine konkrete natürliche Person/Personen ist/sind, die die Kontrolle über die Gesellschaft aufgrund der eingeräumten Befugnisse direkt oder indirekt ausübt/ausüben. Im Rahmen unserer Unterstützung würden wir für Sie eine Dokumentation anfertigen, einschließlich der rechtlichen Begründung für die Anerkennung einer betreffenden Person/Personen als wirtschaftlichen Eigentümer.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers in vielen Fällen zeitaufwendig ist und einer Prüfung konkreter Beziehungen im betreffenden Unternehmen bedarf. Daher, um die gesetzliche Anmeldungsfrist (d.h. den 13. Juli 2020) einzuhalten, empfehlen wir Ihnen, möglichst schnelle Maßnahmen zur Anmeldung beim ZRWE zu ergreifen.

Anmeldung beim ZRWE

Der Antrag auf Anmeldung wird in elektronischer Form gestellt und ist mit dem ePUAP-Vertrauensprofil bzw. einer qualifizierten elektronischen Signatur durch vertretungsberechtigte Personen (Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder oder Prokuristen) zu unterzeichnen. Im Falle der Gesamtvertretung der Gesellschaft ist der Antrag durch alle erforderlichen Personen (z.B. zwei Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder zusammen) zu unterzeichnen.

Zur Zeit ist es nicht möglich, den Antrag durch einen Bevollmächtigten (z.B. einen Rechtsanwalt von JDP) zu unterzeichnen. Nichtsdestotrotz können wir Ihnen im Rahmen unserer Unterstützung helfen, das Anmeldeformular auszufüllen, das anschließend durch die zur Vertretung der Gesellschaft berechtigten Personen unterzeichnet wird.

Elektronische Signatur

Wir können Sie auch bei Einholung einer qualifizierten elektronischen Signatur für vertretungsberechtigte Personen (einschließlich Ausländer) unterstützen.

Unsere Dienstleistung hierzu würde Folgendes umfassen: (i) direkter Kontakt mit dem Zulieferer der qualifizierten elektronischen Signatur und Koordination dieses Prozesses, (ii) Vorbereitung der rechtlichen Dokumentation, (iii) Erteilung von Hinweisen bezüglich der Gegenzeichnungsweise der o.g. Dokumentation sowie (iv) Führung einer vertretungsberechtigten Person durch den Prozess der Aktivierung der Signatur.

Unser Honorar

Unsere Honorarsätze für die Erbringung der obigen Dienstleistungen würden individuell auf Basis unserer bisherigen Erfahrung im Prozess der Identifizierung wirtschaftlicher Eigentümer und deren Anmeldung beim ZRWE festgelegt. Wir stellen sicher, dass sie die aktuelle durch die COVID-19-Pandemie verursachte Wirtschaftskrise und die damit verbundenen wirtschaftlichen und finanziellen Folgen für unsere Mandanten berücksichtigen würden.

Bei Ihrem Interesse an unserer Unterstützung im obigen Umfang unterbreiten wir Ihnen sehr gern unser Angebot.

Bei Fragen oder Zweifeln stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Marcin Chomiuk
Partner, Leiter des Fachbereichs Transaktionen und Beratung bei Vertragsgestaltung.
E: marcin.chomiuk@jdp-law.pl

Marcin Chomiuk

Barbara Kaczała
Radca prawny [poln. Rechtsanwältin], Associate
E: barbara.kaczala@jdp-law.pl

Barbara Kaczała

Marcin Lewiński
Adwokat [poln. Rechtsanwalt], Associate
E: marcin.lewinski@jdp-law.pl

Marcin Lewiński