Określiliśmy potrzeby, przeprowadziliśmy testy narzędzi, zweryfikowaliśmy dokumentację, a oferta leży na stole. Co teraz? Nadszedł czas decyzji. Na co warto zwrócić uwagę, czym się kierować?
Oto kolejny odcinek newslettera, w którym opisujemy proces wdrożenia narzędzia AI wspomagającego prace prawniczek i prawników.
Podstawowe elementy oceny
To, czym powinniśmy dysponować na tym etapie to:
- spisane potrzeby naszego działu,
- ocena bezpieczeństwa narzędzia,
- ankiety wypełnione przez użytkowników testujących narzędzie,
- oferta lub oferty.
O kwestiach z punktów 1-3 pisaliśmy szeroko w poprzednich odcinkach newslettera – w tym miejscu podsumujmy jedynie, że narzędzie powinno odpowiadać określonym przez nas potrzebom, spełniać stawiane wymagania bezpieczeństwa, być pozytywnie odbierane przez testerów. Ankiety powinny też potwierdzać korzyści z użytkowania narzędzia, np. przyspieszenie pracy, oszczędność czasu lub lepszą jakość. To będą podstawowe kryteria, według których będziemy oceniać narzędzie AI.
Kwestie finansowe
Równie istotne są kwestie finansowe.
Na koszt wdrożenia wpływają przede wszystkim liczba kupowanych licencji oraz czas, na jaki są kupowane. Im więcej, im dłużej – tym taniej.
Warto jednak zwrócić również uwagę na to, jak rozbijane są płatności. Czy płatność jest z góry? Czy rozłożona w czasie?
Ponadto warto sprawdzić warunki licencji. Czy jest to licencja, która musi być przypisana do użytkownika, czy może być współdzielona? Czy jest minimalna liczba licencji, które należy zakupić? Są to kwestie znane z zakupu systemów informacji prawnej.
Dodatkowe elementy, które warto wziąć pod uwagę
Warto uwzględnić też w ocenie kilka mniej oczywistych elementów.
1 Po pierwsze, tempo rozwoju narzędzia – jeżeli widać znaczące postępy w krótki czasie, świadczy to o dobrym zespole produktowym i pozwala liczyć na dalsze usprawnienia.
2 Po drugie, wsparcie dostawcy – jeżeli dostawca nie odpowiada na maile z pytaniami w czasie testów, na pewno nie będzie tego robił po wdrożeniu.
3 Po trzecie, wdrożenie przez innych, ale wyłącznie dla potwierdzenia naszej własnej oceny.
Ponadto warto zwrócić uwagę, czy podmiot utrzymuje się na rynku jakiś czas, czy dopiero zaczyna i wkalkulować to w ocenę współpracy, aby uniknąć rozczarowania zniknięcia narzędzia z rynku w krótkim czasie.
Podsumowanie
Narzędzie AI dla działu prawnego generuje koszty, dlatego decyzja o jego zakupie musi się obronić. Aby to sobie ułatwić powinniśmy:
- przeanalizować zebrane przez nas wcześniej informacje – takie jak nasze potrzeby, ocena bezpieczeństwa, ocena z testów narzędzia,
- ocenić kwestie finansowe oferty, w tym liczbę licencji i okres umowy,
- wziąć pod uwagę takie kwestie, jak tempo rozwoju i wdrożenie narzędzia wśród innych podmiotów.
Dzięki temu zagwarantujemy sobie, że wybór będzie odpowiadać naszym potrzebom, zapewni odpowiedni poziom bezpieczeństwa, a jednocześnie ograniczymy koszty związane z narzędziem AI.
Kontakt
Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem specjalizującym się w prawie nowych technologii, jeśli:
- chcą Państwo omówić konkretne zastosowania AI w Państwa organizacji;
- potrzebują Państwo wsparcia w zaprojektowaniu lub skontrolowaniu systemu AI literacy zgodnego z AI Act;
- chcą Państwo bezpiecznie wdrożyć AI w dziale prawnym.
Michał Pietrzyk – radca prawny, Senior Associate w zespole IP/IT, Digital Transformation and Automation Lead