Jak efektywnie ukształtować relacje między zarządem a radą nadzorczą w spółce akcyjnej? Nowe przepisy Kodeksu Spółek Handlowych (KSH) z 2022 roku nadały tym relacjom ramy, które mają kluczowe znaczenie dla odpowiedzialności członków obu organów. W artykule dla „Rzeczpospolitej” dr Marcin Chomiuk, partner w kancelarii JDP, wspólnie z prof. Johanem Vetterem, partnerem w kancelarii Hengeller Mueller analizuje te zmiany, porównując je z doświadczeniami niemieckich spółek.
Jakie informacje i jak często? Ustawowe ramy i swoboda kształtowania komunikacji
Polski ustawodawca pozostawił spółkom sporą swobodę w definiowaniu zakresu komunikacji. Zarząd ma obowiązek cyklicznego informowania rady nadzorczej o najważniejszych sprawach spółki – od podjętych uchwał, przez sytuację majątkową, po postępy w realizacji strategii. Niezależnie od regularnych sprawozdań, konieczne jest natychmiastowe przekazywanie informacji o zdarzeniach, które mogą istotnie wpłynąć na kondycję finansową spółki. Co ważne, te obowiązki obejmują również spółki zależne i powiązane, podkreślając szeroki zakres nadzoru rady.
Statut spółki może modyfikować te obowiązki, a sama rada nadzorcza ma prawo do zmiany częstotliwości i formy otrzymywanych informacji. Co więcej, praktyka niemiecka, z uwagi na dłuższą historię podobnych rozwiązań, pokazuje, że szczegółowe regulaminy zarządu lub specjalne regulaminy komunikacji mogą precyzować oczekiwania rady, zapewniając efektywny przepływ danych.
Dodatkowe źródła informacji dla rady nadzorczej – co daje KSH?
KSH przyznał radzie nadzorczej bardzo szerokie uprawnienia w pozyskiwaniu informacji. Może ona badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji majątku, a także żądać informacji, dokumentów i wyjaśnień od zarządu, prokurentów oraz wszystkich pracowników i stałych współpracowników. Ta możliwość bezpośredniego dostępu do źródeł danych, nawet z pominięciem zarządu, jest kluczowa dla niezależności nadzoru. Niemieckie doświadczenia wskazują na znaczenie komitetów, w szczególności komitetu audytu, w usprawnianiu tego procesu.
Jak podkreślają autorzy, liczy się przede wszystkim jakość, a nie ilość przekazywanych informacji. Przeciążenie informacyjne, tzw. „szum informacyjny”, może paradoksalnie utrudnić radzie skuteczne wykonywanie jej obowiązków.
Odpowiedzialność członków organów a należyta staranność
Prawidłowa komunikacja ma bezpośredni wpływ na odpowiedzialność odszkodowawczą członków zarządu i rady nadzorczej. Zgodnie z zasadą business judgment rule, członek organu nie narusza obowiązku należytej staranności, jeśli działa lojalnie wobec spółki i w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, opierając się na zgromadzonych informacjach i analizach. W artykule podkreślono, że pasywność rady nadzorczej i brak aktywności w pozyskiwaniu informacji mogą zostać uznane za brak należytej staranności, co w konsekwencji może prowadzić do odpowiedzialności.
Zachęcamy do zapoznania się z pełnym artykułem dr. Marcina Chomiuka i prof. Johana Vettera w „Rzeczpospolitej”, aby pogłębić swoją wiedzę na temat kluczowych aspektów komunikacji między zarządem a radą nadzorczą oraz ich wpływu na odpowiedzialność.