Projekty obronne i wojskowe, ze względu na swoją specyfikę i kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa narodowego wymagają szczególnych środków ochrony informacji niejawnych. W Polsce, wykonawcy biorący udział w przetargach publicznych na projekty obronne i wojskowe są zobowiązani do spełnienia rygorystycznych wymogów dotyczących ochrony tych informacji, co wymaga założenia kancelarii tajnej u wykonawcy, jeśli są lub będą przetwarzane informacje niejawne oznaczone klauzulami „tajne” bądź „ściśle tajne”.
Zakładanie kancelarii tajnej jest zadaniem wymagającym przestrzegania szeregu przepisów prawnych oraz wdrożenia specjalistycznych procedur, które mają na celu ochronę informacji niejawnych. Na wykonawcy spoczywa obowiązek zorganizowania właściwego systemu ochrony informacji niejawnych w sposób zapewniający najwyższy poziom bezpieczeństwa informacjom niejawnym, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować poważną szkodę dla RP. Warto więc te kwestie skonsultować z prawnikiem przed przystąpieniem przez wykonawcę do przetargu publicznego.
Celem niniejszego artykułu jest ogólne omówienie procesu jak zorganizować wewnętrzną strukturę zarządzania informacjami niejawnymi – i w konsekwencji utworzyć kancelarię tajną, a także jakie wymagania musi spełniać wykonawca, który planuje uczestniczyć w przetargach publicznych związanych z obronnością.
Przystąpienie do przetargu publicznego
Z uwagi na przetwarzane informacje niejawne oznaczone klauzulami „tajne” bądź „ściśle tajne” przedsiębiorca, aby móc przystąpić do przetargu publicznego związanego z projektami obronnymi i wojskowymi będzie musiał założyć kancelarię tajną. Szczegółowe informacji zwykle zawarte są w pierwszych dokumentach przetargowych.
W dokumentacji przetargowej często wymagane są od wykonawcy następujące elementy:
1 Poświadczenia bezpieczeństwa dla kluczowego personelu,
2Świadectwo Bezpieczeństwa Przemysłowego,
3Opis procedur ochrony informacji niejawnych, w tym zabezpieczeń fizycznych i technicznych.
Warto pamiętać, że przetargi publiczne na projekty obronne i wojskowe często mają jeszcze dodatkowe wymagania związane z ochroną narodową i międzynarodową.
Zrozumienie przepisów i wymagań dotyczących ochrony informacji niejawnych
W Polsce podstawowymi aktami prawnymi dotyczącymi ochrony informacji niejawnych są:
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (dalej „u.o.i.n.”) – reguluje kwestie związane z dostępem do informacji niejawnych oraz obowiązki podmiotów je przechowujących, w tym zasady przetwarzania informacji objętych tajemnicą w ramach działalności gospodarczej;
- Rozporządzenia wykonawcze Rady Ministrów – określają szczegółowe zasady dotyczące organizacji ochrony informacji niejawnych, w tym wymogi związane z tworzeniem kancelarii tajnych, np. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych.
Kancelaria tajna – co to?
Kancelaria tajna stanowi wyodrębnioną komórkę w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa wykonawcy, tworzoną przez kierownika jednostki organizacyjnej, w której są przetwarzane informacje niejawne o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”. Kierownikiem jednostki organizacyjnej w rozumieniu przepisów ustawy jest kierownik przedsiębiorcy zamierzającego ubiegać się albo ubiegającego się o zawarcie umowy związanej z dostępem do informacji niejawnych lub wykonującego takie umowy albo wykonującego na podstawie przepisów prawa zadania związane z dostępem do informacji niejawnych.
Kierownikiem przedsiębiorcy jest zazwyczaj podmiot uprawniony do reprezentacji przedsiębiorcy, np. członek jednoosobowego zarządu lub innego jednoosobowego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – cały organ albo członek lub członkowie tego organu wyznaczonych co najmniej uchwałą zarządu do pełnienia funkcji kierownika przedsiębiorcy. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej kierownikiem przedsiębiorcy są wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariusze prowadzący sprawy spółki.
Ustawodawca dopuszcza w uzasadnionych przypadkach, w szczególności ze względów przedsiębiorstwa wykonawcy, np. gdy materiały są rozproszone w różnych oddziałach (np. dział ofertowania, dyrekcja mostowa), tworzenie więcej niż jednej kancelarii tajnej.
Kancelaria tajna – wymagania
Wymagania dotyczące kancelarii tajnej obejmują następujące aspekty:
- wymogi lokalowe i techniczne – m.in. zabezpieczenia przed włamaniem, monitoring, kontrola dostępu
- wymogi personalne – m.in. zatrudnienie kierownika kancelarii posiadającego poświadczenie bezpieczeństwa osobowego o odpowiedniej klauzuli
- organizacja pracy – m.in. rejestr materiałów niejawnych, kontrola obiegu dokumentów
Kluczowa czynność – wyznaczenie pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych
Aby wykonawca mógł obsługiwać informacje niejawne, konieczne jest wyznaczenie pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych. Jest to osoba odpowiedzialna za nadzorowanie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony informacji, prowadzenie ewidencji oraz nadzór nad pracą kancelarii tajnej.
Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, nazywanego w ustawie „pełnomocnikiem ochrony” zatrudnia wspomniany już kierownik jednostki organizacyjnej. Wymagania, jakie musi spełniać pełnomocnik, a także jego zadania, zostały określone w przedmiotowej ustawie oraz w rozporządzeniach, m.in. w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zadań pełnomocników ochrony w zakresie ochrony informacji niejawnych w jednostkach podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych. Przepisów jest sporo, stąd w prawidłowym ustanowieniu pełnomocnika mogą być pomocne konsultacje z zewnętrznymi prawnikami.
Kluczowym wymogiem dla pełnomocnika ochrony jest posiadanie odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa wydanego przez ABW albo SKW. Poświadczenie bezpieczeństwa stwierdza, że osoba, która je uzyskała, daje rękojmię zachowania tajemnicy. Wobec pełnomocników ochrony, ich zastępców, podobnie jak wobec kierownika jednostki organizacyjnej przeprowadza się poszerzone postępowanie sprawdzające.
Zadania pełnomocnika ochrony zostały określone w art. 15 ust. 1 u.o.i.n. i są związane z bezpieczeństwem fizycznym, bezpieczeństwem osobowym, bezpieczeństwem teleinformatycznym oraz kontrolą ochrony informacji niejawnych. Pełnomocnik ochrony realizuje swoje zadania przy pomocy pionu ochrony, czyli wyodrębnionej i podległej mu komórki organizacyjnej do spraw ochrony informacji niejawnych.
Lokalizacja i przygotowanie infrastruktury kancelarii tajnej
Lokalizacja kancelarii tajnej jest kluczowym elementem w zakresie bezpieczeństwa. Miejsce przechowywania i przetwarzania informacji niejawnych musi spełniać szereg wymogów technicznych i fizycznych, w tym posiadać środki chroniące granice miejsca, w którym są przetwarzane informacje niejawne.
Ważne jest również, aby tajna kancelaria była wyposażona w strefy o różnym poziomie zabezpieczeń (w zależności od stopnia tajności przechowywanych dokumentów).
Zabezpieczenia fizyczne:
- Pomieszczenie kancelarii musi być wydzielone i odpowiednio zabezpieczone (system zamków szyfrowych, monitoring, systemy kontroli dostępu, systemy monitorowania ruchu, które zapewnią stały nadzór nad kancelarią).
- Szafy pancerne lub sejfy do przechowywania dokumentów niejawnych muszą posiadać certyfikaty potwierdzające ich zgodność z wymogami dla poziomu tajności informacji, jakie będą w nich przechowywane.
- Ochrona fizyczna – dostęp do kancelarii tajnej powinien być ograniczony do osób posiadających odpowiednie uprawnienia. Firmy mogą być zobowiązane do zainstalowania monitoringu oraz zapewnienia ochrony fizycznej pomieszczenia.
Zabezpieczenia techniczne:
- Systemy informatyczne – używane do przetwarzania informacji niejawnych muszą być zgodne z wymogami ustawy o ochronie informacji niejawnych. Obejmuje to stosowanie certyfikowanego oprogramowania do szyfrowania danych, ochrony antywirusowej oraz innych środków zabezpieczających.
Bezpieczeństwo teleinformatyczne – w przypadku projektów obronnych często wymagane jest także wdrożenie systemów spełniających normy NATO czy UE, co może wymagać dodatkowych certyfikacji.
Zarządzanie dokumentacją niejawną
Kancelaria tajna musi prowadzić ścisłą ewidencję wszystkich dokumentów niejawnych, które mogą się pojawiać już na etapie przetargu:
1 Rejestracja dokumentów – każda informacja niejawna musi być zarejestrowana i przypisana do osoby odpowiedzialnej za jej przechowywanie i przetwarzanie.
2 Procedury niszczenia dokumentów – dokumenty tajne muszą być niszczone zgodnie z określonymi procedurami, np. za pomocą specjalnych niszczarek, które zapewniają, że treść dokumentu nie może zostać odzyskana.
3 Przechowywanie dokumentów – dokumenty tajne muszą być przechowywane w specjalnych sejfach lub szafach certyfikowanych do przechowywania informacji niejawnych.
Uzyskanie Świadectwa Bezpieczeństwa Przemysłowego
Wykonawcy, którzy chcą brać udział w przetargach publicznych dotyczących projektów z zakresu obronności i bezpieczeństwa, związanych z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli: „poufne”, „tajne” lub „ściśle tajne” muszą uzyskać Świadectwo Bezpieczeństwa Przemysłowego.
Powodem dla wystąpienia przez przedsiębiorcę z wnioskiem o wszczęcie postępowania bezpieczeństwa przemysłowego i wydanie świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego jest zamiar przedsiębiorcy wykonywania umów związanych z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub wyższej. Dokument ten jest wydawany przez ABW lub SKW po przeprowadzeniu postępowania bezpieczeństwa przemysłowego (ustawa stosuje taką niestandardową nazwę), które ma na celu ustalenie, czy przedsiębiorca posiada zdolność do ochrony informacji niejawnych o określonej we wniosku o przeprowadzenie postępowania bezpieczeństwa przemysłowego klauzuli tajności i stopniu świadectwa.
Istnieją trzy rodzaje świadectw bezpieczeństwa przemysłowego w zależności od zakresu, w jakim potwierdzają zdolność do ochrony informacji niejawnych. Okres, na jaki wydawane jest świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego potwierdzające zdolność do ochrony informacji niejawnych zależy od rodzaju klauzuli tajności.
W ramach postępowania bezpieczeństwa przemysłowego prowadzone jest sprawdzenie przedsiębiorcy i postępowania sprawdzające wobec osób mających uzyskać dostęp do informacji niejawnych.
Uzyskanie poświadczeń bezpieczeństwa dla personelu
Personel Wykonawcy mający dostęp do informacji niejawnych musi uzyskać odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa. Jest to proces, w którym służby takie jak ABW lub SKW przeprowadzają postępowanie sprawdzające, aby upewnić się, że dana osoba spełnia kryteria bezpieczeństwa narodowego i może pracować z informacjami niejawnymi.
Proces uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa wymaga złożenia przez Wykonawcę wniosku do ABW lub SKW i może trwać kilka miesięcy, dlatego ważne jest, aby rozpocząć go odpowiednio wcześnie przed złożeniem oferty przez Wykonawcę w ramach przetargu publicznego. Poświadczenia bezpieczeństwa mogą być wydawane na różnych poziomach, w zależności od rodzaju informacji, do których dana osoba ma mieć dostęp: „zastrzeżone”, „poufne”, „tajne”, „ściśle tajne”.
Dodatkowo każdy pracownik powinien przejść szkolenie w zakresie przepisów dotyczących ochrony informacji, procedur bezpieczeństwa oraz zasad postępowania z dokumentami niejawnymi. Jednym z załączników do SWZ w projektach z zakresu obronności i bezpieczeństwa jest wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, które obejmuje m.in. pisemne upoważnienie kierownika jednostki organizacyjnej upoważniające do dostępu do informacji niejawnych lub poświadczenie bezpieczeństwa, a także aktualne zaświadczenie stwierdzające odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.
Tworzenie kancelarii tajnej to proces ciągły. Niezbędne są regularne audyty, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, przeprowadzane przez uprawnione służby (ABW, SKW). Audyty te mają na celu sprawdzenie, czy kancelaria działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i czy nie wystąpiły żadne naruszenia.
Spełnienie wszystkich wymagań związanych z ochroną informacji niejawnych to kluczowy krok dla wykonawców, którzy chcą brać udział w przetargach publicznych na projekty obronne. Proces ten wymaga zaangażowania na wielu poziomach – od uzyskania poświadczeń bezpieczeństwa, przez przygotowanie infrastruktury tajnej kancelarii, aż po zdobycie Świadectwa Bezpieczeństwa Przemysłowego. Odpowiednie przygotowanie i spełnienie wymogów formalnych pozwala na legalne i bezpieczne przetwarzanie informacji niejawnych oraz zwiększa szanse na sukces w projektach związanych z obronnością. Warto więc skonsultować utworzenie kancelarii tajnej z prawnikami.
Niniejsza publikacja ma charakter jedynie wstępny, a materia regulowana jest wieloma niezależnymi przepisami. Jeżeli Państwa spółka zamierza ubiegać się albo ubiega się o zawarcie umowy związanej z dostępem do informacji niejawnych w ramach przetargu publicznego dotyczącego inwestycji obronnych i wojskowych, to nasi eksperci chętnie omówią możliwe rozwiązania i przygotują niezbędną dokumentację.
Zespół Postępowań Sądowych i Arbitrażowych JDP posiada duże doświadczenie w tego typu projektach.
Kontakt:
Wojciech Bazan – adwokat | Partner w Zespole Postępowań Sądowych i Arbitrażowych
Martyna Strzelińska – Associate w Zespole Postępowań Sądowych i Arbitrażowych