Podsumowanie najważniejszych obowiązków pracodawców
| Obowiązek | Kogo dotyczy | Termin | Uwagi / konsekwencje |
|---|---|---|---|
| Informowanie kandydatów o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale | wszyscy pracodawcy | od 24.12.2025 | Weryfikacja i modyfikacja dotychczasowych procesów rekrutacyjnych |
| Stosowanie neutralnych płciowo nazw stanowisk w ogłoszeniach o pracę | wszyscy pracodawcy | od 24.12.2025 | Weryfikacja i modyfikacja dotychczasowych procesów rekrutacyjnych |
| Wartościowanie wszystkich stanowisk pracy | wszyscy pracodawcy | od 7.06.2026 | Ocena obiektywna i neutralna płciowo; obowiązek uzgodnienia ze związkami zawodowymi |
| Zapewnienie przejrzystości wynagrodzeń | wszyscy pracodawcy | od 7.06.2026 | Prawo pracownika do informacji o indywidualnym i średnich poziomach wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do danej kategorii pracowników |
| Sporządzanie sprawozdania z luki płacowej | ≥100 pracowników | coroczne albo co 3 lata | Sprawozdanie do organu monitorującego oraz wewnętrzna informacja dla pracowników i związków |
| Podejmowanie działań zaradczych przy luce płacowej ≥5% | ≥100 pracowników | do 6 miesięcy od sprawozdania | Ocena obiektywna i neutralna płciowo; obowiązek uzgodnienia ze związkami zawodowymi |
| Wartościowanie wszystkich stanowisk pracy | ≥100 pracowników | po niepodjęciu skutecznych działań zaradczych | Obowiązek konsultacji ze związkami albo przedstawicielami pracowników |
Checklista działań dla pracodawców
Krok 1 – Przeprowadzenie wartościowania stanowisk pracy
- Przegląd obecnych regulaminów wynagradzania, struktur wynagrodzeń i polityk HR.
- Opracowanie obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriów wartościowania pracy (umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność, warunki pracy itp.).
Krok 2 – Wprowadzenie przejrzystości wynagrodzeń
- Zdefiniowanie kryteriów ustalania wynagrodzeń i wzrostu wynagrodzeń.
- Przygotowanie procedury udzielania pracownikom informacji o ich indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz średnich poziomach wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
- Przeprowadzenie szkoleń w zakresie przejrzystości wynagrodzeń dla kadry zarządzającej i menedżerskiej.
Krok 3 – Sprawozdawczość luki płacowej
- Wybór i implementacja odpowiednich narzędzi analitycznych pozwalających na uzyskanie danych koniecznych do sporządzenia sprawozdania z luki płacowej.
Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują przepisy nakładające na pracodawców obowiązek przekazywania osobom ubiegającym się o zatrudnienie informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale oraz stosowania w ogłoszeniach o naborze nazw stanowisk neutralnych pod względem płci. Są one efektem częściowej implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 o równości i przejrzystości wynagrodzeń.
Pod koniec zeszłego roku zaprezentowano pierwszą wersję projektu ustawy wdrażającej pozostałe postanowienia dyrektywy – ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości[1]. Ustawa wprowadzi szereg nowych obowiązków dla wszystkich pracodawców (niezależnie od stanu zatrudnienia), które mają na celu zapewnienie przejrzystości wynagrodzeń oraz eliminację nieuzasadnionych różnic płacowych między kobietami i mężczyznami. Poniżej przedstawiamy kluczowe założenia projektu – pozostało niewiele czasu na przygotowanie organizacji, ponieważ przepisy mają obowiązywać już od 7 czerwca 2026 r.
Obowiązek wartościowania wszystkich stanowisk pracy
Każdy pracodawca będzie musiał dokonać oceny wartości pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Ocena ta będzie opierać się na kryteriach obiektywnych i neutralnych pod względem płci, wykluczających wszelką dyskryminację, przy uwzględnieniu umiejętności (w tym miękkich, o ile są wymagane), wysiłku, zakresu odpowiedzialności i warunków pracy. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, kryteria oceny będzie należało ustalić w uzgodnieniu z nią, a jeśli działa więcej organizacji – w uzgodnieniu z organizacjami reprezentatywnymi zrzeszającymi co najmniej 5% pracowników.
Przejrzystość wynagrodzeń i kryteriów wynagradzania
Pracodawca będzie określał kryteria służące ustaleniu:
- wynagrodzeń,
- poziomów wynagrodzeń,
- wzrostu wynagrodzeń w sposób obiektywny oraz neutralny pod względem płci i zapewniał pracownikom dostęp do tych informacji.
Pracownik będzie miał prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o informacje dotyczące jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Pracodawca będzie udzielał informacji na piśmie w terminie 30 dni od złożenia wniosku. Do 31 marca każdego roku pracodawca będzie informował pracowników o możliwości złożenia takich wniosków.
Pracodawca nie będzie mógł zakazać pracownikowi ujawniania informacji o jego wynagrodzeniu w celu realizacji praw wynikających z zasady równego traktowania – postanowienia umów, układów zbiorowych, regulaminów i statutów sprzeczne z tym zakazem będą nieważne. Pracodawca będzie mógł jednak zobowiązać pracownika, który uzyskał informacje o średnich poziomach wynagrodzeń w organizacji, do niewykorzystywania tych informacji w innym celu niż dochodzenie prawa do równego wynagrodzenia.
Obowiązek sporządzania sprawozdań z luki płacowej
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty, z uwzględnieniem pracowników tymczasowych) będą musieli sporządzać sprawozdanie dotyczące luki płacowej między pracownikami płci żeńskiej i męskiej. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 100 osób będą mogli sporządzić takie sprawozdanie dobrowolnie.
Sprawozdanie będzie zawierało informacje o:
1 luce płacowej ze względu na płeć,
2 luce płacowej dla składników uzupełniających lub zmiennych,
3 medianie luki płacowej,
4 medianie luki płacowej dla składników uzupełniających lub zmiennych,
5 odsetku kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
6 odsetku kobiet i mężczyzn w każdym przedziale wynagrodzenia,
7 luce płacowej w podziale na kategorie pracowników.
Sprawozdanie będzie przekazywane do organu monitorującego w postaci elektronicznej do 31 marca:
- co trzy lata (pracodawcy zatrudniający 100–249 pracowników),
- lub corocznie (pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników).
Z kolei informacji o luce płacowej w podziale na kategorie pracowników (punkt siódmy powyżej), według wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną oraz składników uzupełniających lub zmiennych, pracodawca będzie miał obowiązek przekazywać pracownikom (wewnątrz organizacji) oraz zakładowej organizacji związkowej corocznie (do 31 marca).
Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, rzetelność sprawozdania będzie potwierdzana po konsultacji z nią, z zapewnieniem jej dostępu do metody sporządzania sprawozdania.
Pierwsze sprawozdania z luki płacowej będą musiały być złożone:
- do 7 czerwca 2027 r. – przez pracodawców zatrudniających co najmniej 150 pracowników, za okres od 7 czerwca 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.,
- do 7 czerwca 2031 r. – przez pracodawców zatrudniających od 100 do 149 pracowników, za 2030 r.
Organ monitorujący publikuje dane do 31 maja każdego roku na swojej stronie internetowej w sposób umożliwiający porównania między pracodawcami, sektorami i regionami, zapewniając dostęp do danych z poprzednich czterech lat.
Konieczność podejmowania działań zaradczych przy luce powyżej 5%
Jeśli luka płacowa w którejkolwiek kategorii pracowników wyniesie co najmniej 5% i nie będzie uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, pracodawca będzie musiał podjąć skuteczne działania zaradcze w terminie 6 miesięcy od przekazania sprawozdania.
Pracownicy, związki zawodowe, Państwowa Inspekcja Pracy lub organ do spraw równości będą mogli wystąpić z wnioskiem o dodatkowe wyjaśnienia dotyczące sprawozdania, w tym różnic w wynagrodzeniach. Pracodawca będzie udzielał wyjaśnień w terminie 14 dni. Jeśli z wyjaśnień będzie wynikało, że luka nie jest uzasadniona, pracodawca będzie miał obowiązek podjąć działania zaradcze mające na celu jej zmniejszenie w terminie nie dłuższym niż 8 miesięcy.
Obowiązek przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 osób, u których sprawozdania z luki płacowej wykażą, że jest ona wyższa niż 5% i nieuzasadniona obiektywnymi kryteriami, będą zobowiązani do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń, gdy łącznie: luka płacowa w kategorii pracowników wynosi min. 5%, nie jest uzasadniona obiektywnymi kryteriami i nie podjęto działań zaradczych w terminie 6 miesięcy.
Ocenę będzie należało przeprowadzić w konsultacji z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma – z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Wspólna ocena będzie obejmowała m.in.: analizę odsetka kobiet i mężczyzn w kategoriach, informacje o średnich wynagrodzeniach i składnikach zmiennych, różnice w wynagrodzeniach, przyczyny różnic, odsetek osób, które skorzystały ze wzrostu wynagrodzenia po powrocie z urlopów rodzicielskich, środki zaradcze oraz ocenę skuteczności wcześniejszych działań.
Informację ze wspólnej oceny trzeba będzie przekazać pracownikom, związkom i organowi monitorującemu w terminie 14 dni od zakończenia oceny. Środki wynikające z oceny pracodawca będzie musiał wdrożyć, w konsultacji ze związkami lub przedstawicielami pracowników, w terminie nie dłuższym niż 8 miesięcy.
Wsparcie pracowników w dochodzeniu praw przez PIP
Państwowa Inspekcja Pracy będzie mogła za zgodą pracownika wytaczać powództwa w sprawach o naruszenie prawa do jednakowego wynagrodzenia. Minimalna wysokość odszkodowania lub zadośćuczynienia wyniesie nie mniej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Powyższe odszkodowanie ma obejmować między innymi pełne odzyskanie zaległego wynagrodzenia i związanych z nim świadczeń rzeczowych czy odszkodowanie za utracone korzyści.
W przypadku naruszenia przez pracodawcę obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń będzie stosowany odwrócony ciężar dowodu – pracodawca będzie musiał udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami. Pracownicy będą mogli dokonywać porównań wynagrodzeń nie tylko z pracownikami tego samego pracodawcy, ale także z pracownikami różnych pracodawców stosujących jedno źródło ustalania warunków wynagrodzenia.
Pracownicy będą korzystali z ochrony przed działaniami odwetowymi ze względu na wykonywanie praw związanych z równością wynagrodzeń lub udzielanie wsparcia innym osobom.
Sankcje za naruszenie przepisów
Ustawa przewiduje szeroki katalog przepisów karnych z karą grzywny od 3.000 do 50.000 złotych za:
- nieprzeprowadzenie wartościowania stanowisk;
- niezapewnienie pracownikom dostępu do informacji o kryteriach służących ustaleniu wynagrodzeń;
- nieudzielenie informacji o kryteriach wzrostu wynagrodzeń na wniosek pracownika;
- nieudzielenie informacji o indywidualnym i średnim poziomie wynagrodzeń na wniosek pracownika;
- nieprzygotowanie sprawozdania z luki płacowej;
- nieprzekazanie sprawozdania z luki płacowej lub dodatkowych wyjaśnień uprawnionemu podmiotowi lub osobie;
- niedokonanie wspólnej oceny wynagrodzeń, gdy luka płacowa będzie wynosić co najmniej 5% i będzie nieuzasadniona;
- niezastosowanie środków zaradczych wynikających z przeprowadzonej wspólnej oceny wynagrodzeń;
- zamieszczanie w umowach o pracę lub innych aktach postanowień zakazujących ujawniania przez pracowników wysokości otrzymywanego przez nich wynagrodzenia.
Dodatkowo, projekt ustawy zakłada rozszerzenie katalogu wykroczeń z kodeksu pracy przeciwko prawom pracownika o:
- pozyskiwanie od kandydatów do pracy danych osobowych innych niż wymienione w kodeksie pracy, w szczególności w zakresie informacji o wynagrodzeniu kandydata w obecnym i poprzednich miejscach pracy;
- nieprzekazywanie kandydatom informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale;
- niestosowanie w ogłoszeniach o naborze nazw stanowisk neutralnych pod względem płci.
Wsparcie dla pracodawców
Projekt ustawy zobowiązuje ministra właściwego do spraw pracy do przygotowania i udostępnienia na swojej stronie internetowej narzędzia analitycznego lub metody umożliwiającej przeprowadzenie wartościowania stanowisk dla pracodawców.
Z kolei Państwowa Inspekcja Pracy będzie miała wesprzeć pracodawców zatrudniających poniżej 250 osób i zapewnić odpowiednie szkolenia z zakresu przestrzegania prawa do równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
Kontakt:
dr Joanna Ostojska-Kołodziej – adwokatka, Partnerka | Head of Employment Practice
Magdalena Bartnik – adwokat, Senior Associate w Zespole Prawa Pracy
Aleksandra Pisarek – radczyni prawna, Associate w Zespole Prawa Pracy
Paweł Fołda – Associate w Zespole Prawa Pracy