Nowe zasady zwoływania posiedzeń zdalnych w czasach postpandemicznych | Newsletter JDP

Posiedzenia zdalne jako odpowiedź na pandemię COVID-19

Od dnia 16 maja 2020 roku¹ do dnia 14 marca 2024 roku² obowiązywał art. 15zzs¹ ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych³.

Artykuł wprowadził zasadę przeprowadzania posiedzeń zdalnych w sprawach rozpoznawanych według przepisów kodeksu postępowania cywilnego⁴. Odstąpienie od tej zasady było możliwe wyłącznie, gdy rozpoznanie sprawy na rozprawie lub posiedzeniu jawnym było konieczne, a ich przeprowadzenie w budynku sądu nie wywoływało nadmiernego zagrożenia dla zdrowia osób w nich uczestniczących. Chodziło bowiem o umożliwienie normalnej pracy sądów, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa uczestników postępowań sądowych podczas trwającej epidemii COVID-19.

Przeprowadzanie posiedzeń zdalnych stanowiło z założenia rozwiązanie przejściowe. Ich organizacja w tym trybie miała być możliwa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w ciągu roku od odwołania tego z nich, który obowiązywał jako ostatni⁵. Z dniem 1 lipca 2024 roku zasadą miało znowu stać się rozpoznawanie spraw w tradycyjnej – stacjonarnej formie.

¹ Artykuł ten został dodany przez art. 46 pkt 21 ustawy z dnia 14 maja 2020 roku o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. poz. 875 z późn. zm.).
² Artykuł ten został uchylony przez art. 28 pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1860) dalej określanej jako „Ustawa Zmieniająca”.
³ Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 340 z późn. zm.) dalej określana jako „Ustawa o COVID-19”.
⁴ Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1550 z późn. zm.) dalej określana jako „kpc”.
⁵ Z dniem 16 maja 2022 roku odwołano stan epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, zaś 1 lipca 2023 roku został zniesiony stan zagrożenia epidemicznego.

Posiedzenia zdalne zostają, ale czy z tego rozwiązania może skorzystać każdy?

Dnia 14 marca 2024 roku, wraz z uchyleniem art. 15 zzzs¹ Ustawy o COVID-19, weszła w życie nowelizacja art. 151 kpc⁶. Wprowadziła ona do kpc nie tylko definicję posiedzenia zdalnego, ale też szereg zasad związanych z jego przeprowadzeniem.

Zgodnie z § 2 tego artykułu przez posiedzenie zdalne rozumie się posiedzenie jawne przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jego przeprowadzenie na odległość. Jego zarządzenie jest jednak możliwe wyłącznie, gdy „[n]ie stoi temu na przeszkodzie wzgląd na charakter czynności, które mają być dokonane na posiedzeniu, a przeprowadzenie posiedzenia zdalnego zagwarantuje pełną ochronę praw procesowych stron i prawidłowy tok postępowania”.

⁶ Art. 151 kpc został znowelizowany przez art. 1 pkt 5 lit. b Ustawy Zmieniającej.

O przeprowadzeniu posiedzenia zdalnego decyduje przewodniczący

Przewodniczący może zarządzić przeprowadzenie posiedzenia zdalnego z urzędu lub na wniosek osoby, która ma uczestniczyć w posiedzeniu i wskazała adres poczty elektronicznej. Złożenie takiego wniosku jest możliwe w terminie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia albo wezwania na posiedzenie.

Zasadą jest jednakże odbywanie posiedzeń w budynku sądu⁷. Z tego względu, nawet w przypadku wyznaczenia posiedzenia zdalnego, uczestnik postępowania preferujący zdalny udział w czynnościach procesowych będzie musiał uprzedzić, że zamierza odbyć posiedzenie w tej formie⁸. Zgłoszenie takiego zamiaru jest możliwe nie później niż na 3 dni robocze przed wyznaczonym terminem posiedzenia⁹. Taki obowiązek mają również uczestnicy postępowania chcący wziąć w nim udział w charakterze publiczności, a także osoby zaufania¹⁰.

Osoba, która nie złożyła wniosku o przeprowadzenie postępowania w trybie zdalnym albo nie zgłosiła zamiaru zdalnego udziału w posiedzeniu zdalnym jest zobowiązana do stawiennictwa na posiedzeniu w budynku sądu.

Od opisanych zasad dotyczących przeprowadzania posiedzeń w formie zdalnej przewidziano następujące wyjątki:

1. osoby pozbawione wolności nie mają obowiązku zgłaszania zamiaru zdalnego udziału w posiedzeniu;
2. przewodniczący może zarządzić, że udział w czynnościach procesowych osoby pozbawionej wolności¹¹, a także osoby objętej postępowaniem terapeutycznym, będzie możliwy wyłącznie w ramach posiedzenia zdalnego;
3. przewodniczący może zdecydować o tym, że udział określonej osoby w postępowaniu zdalnym będzie możliwy wyłącznie, gdy osoba ta będzie przebywać w budynku innego sądu.

⁷ Zgodnie z uzasadnieniem projektu nowelizowanego artykułu, „[w] przeciwieństwie do rozwiązań wprowadzonych ustawą anty-COVID-19, zasadą ma być jednocześnie, że strona każdorazowo może stawić się na Sali rozpraw, zaś zdalny udział w posiedzeniu jest jej przywilejem”.
⁸ W przypadku wyznaczenia posiedzenia zdalnego na sali sądowej przebywają sąd i protokolant. Co do zasady, na sali powinien zjawić się również uczestnik postępowania, chyba, że zgłosił zamiar odbycia posiedzenia w formie zdalnej.
⁹ Zgłoszenie zamiaru zdalnego uczestnictwa w posiedzeniu jest możliwe za pomocą środka porozumiewania się na odległość. Zgłoszenie to będzie skuteczne w przypadku wskazania adresu poczty elektronicznej.
¹⁰ Obowiązek zgłoszenia zamiaru zdalnego uczestnictwa nie dotyczy osób pozbawionych wolności.
¹¹ W takim przypadku w miejscu przebywania tej osoby bierze udział w posiedzeniu zdalnym przedstawiciel administracji zakładu karnego lub aresztu śledczego, pełnomocnik, jeżeli został ustanowiony, oraz tłumacz, jeżeli został powołany.

Posiedzenie zdalne a postępowanie dowodowe

Wprowadzenie do kpc regulacji dotyczących posiedzeń zdalnych wymusiło także znowelizowanie przepisów w zakresie postępowania dowodowego.

Dopuszczono m.in. możliwość przeprowadzania dowodów na odległość w ramach posiedzenia zdalnego w sytuacji, gdy „[c]harakter dowodu się temu nie sprzeciwia” (art. 235 § 2 kpc)¹². We wniosku dowodowym strona może wskazać, czy domaga się przeprowadzenia dowodu w ramach posiedzenia zdalnego.

Co więcej, zgodnie z art. 263¹ kpc, strona może sprzeciwić się przesłuchaniu świadka poza salą sądową w ramach posiedzenia zdalnego. Sprzeciw należy złożyć w terminie 7 dni od dnia uzyskania informacji o zamiarze przeprowadzenia dowodu w taki sposób. „[U]zyskanie informacji o zamiarze przeprowadzenia dowodu poza salą sądową w ramach posiedzenia zdalnego powinno zatem być pewne, a nie dotknięte wątpliwościami. W razie skutecznego wniesienia sprzeciwu sąd wezwie – więc bez odstępstwa i automatycznie – świadka do osobistego stawiennictwa na sali sądowej”¹³. Dotyczy to również przesłuchania strony (art. 304 kpc).

Sytuacja wygląda odmiennie w przypadku czynności z udziałem biegłego. Sąd zarządzi ich przeprowadzenie na sali sądowej na uzasadniony wniosek strony, albo jeżeli wiarygodność opinii przedstawianej w ramach posiedzenia zdalnego budzi wątpliwości (art. 284 § 4 kpc). Oznacza to, że złożenie wniosku o przeprowadzenie czynności z udziałem biegłego na sali sądowej nie spowoduje automatycznie odstąpienia od przeprowadzenia tych czynności w formie zdalnej. Wiosek ten nie będzie bowiem dla Sądu wiążący.

¹² Możliwość przeprowadzania posiedzeń zdalnych została wyłączona w przypadku posiedzeń odbywających się przy drzwiach zamkniętych, chyba, że wszyscy uczestnicy czynności przebywają w budynku sądu (art. 154 § 1 kpc). Dodatkowo wykluczono możliwość zdalnego uczestnictwa w czynnościach procesowych przez osobę, której dotyczy wniosek o ubezwłasnowolnienie w przypadku, gdy ma ona zostać wysłuchana oraz przez biegłych, którzy mają brać udział w tych czynnościach (547 § 4 kpc).
¹³ A. Turczyn [w:] Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Art. 1–505(39). Tom I, red. O. M. Piaskowska, Warszawa 2024, art. 263(1).

Ocena wprowadzonych zmian

Przepisy Ustawy o COVID-19 ograniczyły kluczową dla postępowania cywilnego zasadę jawności (zewnętrznej) postępowania. Pozbawiona możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu zdalnym została publiczność. Nie rzadkie były też pomyłki uczestników postępowania, którzy mimo zarządzenia o przeprowadzeniu posiedzenia w trybie zdalnym pojawiali się w budynku sądu, bez wcześniejszego wniosku o zapewnienie możliwości udziału w postępowaniu zdalnym w budynku sądu¹⁴.

Nowelizacja otworzyła natomiast ponownie sale rozpraw. W szczególności zagwarantowana została możliwość swobodnego stawiennictwa uczestników postępowania na sali rozpraw. Udział w posiedzeniu zdalnym poza budynkiem sądu stał się zaś przywilejem.

Nowe regulacje zapewniły też stronom narzędzia umożliwiające większą kontrolę nad przebiegiem postępowania dowodowego. W szczególności dotyczy to możliwości sprzeciwienia się zdalnemu przesłuchaniu świadków oraz strony, a także wniesienia o przeprowadzenie czynności z udziałem biegłych na sali sądowej. Z tego też względu regulacje te ocenić należy pozytywnie.

¹⁴ Udział w posiedzeniu zdalnym z budynku sądu był bowiem możliwy wyłącznie na wniosek strony/osoby wezwanej zgłoszony co najmniej na 5 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia zdalnego i tylko w przypadku, gdy strona/osoba wezwana wskazała, że nie posiada urządzeń technicznych umożliwiających udział w posiedzeniu zdalnym poza budynkiem sądu.

Kontakt:

Honorata Twaróg – radca prawny, Associate w Zespole Postępowań Sądowych i Arbitrażowych, Zespole Infrastruktury