17 grudnia 2023 r. minęły 2 lata od dnia, w którym polski ustawodawca powinien był implementować Dyrektywę 2019/19371. Aktualnie, nowy rząd kontynuuje pracę nad Projektem ustawy2, opracowanej przez rząd poprzedniej kadencji i, po niewielkich zmianach, nadał projektowi charakter pilny. Choć Projekt ustawy nie opuścił jeszcze Rządowego Centrum Legislacji, są prognozy, że jego uchwalenie nastąpi w I kwartale 2024.
- W Projekcie ustawy brak jest modyfikacji ram przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz określenia podmiotów za nie odpowiedzialnych.
- Zwracamy uwagę, że ograniczona liczba wytycznych umożliwia dostosowanie procesu do organizacji, co docelowo służy efektywności systemu.
Ramy czasowe postępowania wyjaśniającego
Postępowanie wyjaśniające stanowi jedno z działań następczych zdefiniowanych w Projekcie ustawy. Jego celem jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu.
W ramach postępowania wyjaśniającego na podmiotach prawnych ciąży obowiązek: (i) potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie; oraz (ii) przekazania zgłaszającemu informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (lub od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, jeżeli zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną).
Przekazanie informacji zwrotnej nie oznacza jednak konieczności zakończenia postępowania wyjaśniającego przed tym terminem. Zgodnie z definicją, jest to informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Z powyższego wynika, że w ciągu 3 miesięcy sygnaliście należy przekazać informację na temat statusu postępowania wskazującą, jakie czynności zostały już przeprowadzone, jakie są jeszcze planowane oraz jakie jest uzasadnienie tych działań.
1 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 w sprawie ochrony osób zgłaszających
naruszenia prawa Unii
2 Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa z dnia 8 stycznia 2024 r. („Projekt ustawy”)
Angażowanie podmiotów trzecich do postępowania wyjaśniającego
O ile nie jest wykluczone, aby – z zachowaniem ograniczeń sformułowanych w Projekcie ustawy – outsourcować obsługę przyjmowania zgłoszeń czy też współdzielić zasoby w ramach organizacji systemu zgłaszania naruszeń (o tym pisałyśmy szerzej w JDP Whistles 03), to sformułowania Projektu ustawy prowadzą do wniosku, że za przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego odpowiedzialny jest każdy podmiot prawny samodzielnie.
Zgodnie z Projektem ustawy, w procedurze wewnętrznej, podmiot prawny powinien określić bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej.
Odesłanie do możliwości powierzenia tego procesu podmiotom, którym powierzono przyjmowanie zgłoszeń odnosi się wyłącznie do wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, natomiast pominięty jest podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń. Co więcej, nawet w ramach współdzielenia zasobów przez podmioty prawne zatrudniające od 50 do 249 osób, Projekt ustawy wskazuje, że każdy z nich jest odrębnym administratorem pozyskanych w związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń danych osobowych, a administratorzy ci nie mają wzajemnie dostępu do pozyskanych przez siebie danych.
Powyższe nie wyklucza jednak, aby w ramach prowadzenia postępowania wyjaśniającego jednostka czy osoba odpowiedzialna za jego prowadzenie korzystała ze wsparcia podmiotów trzecich, szczególnie że wyjaśnienie sprawy może wymagać wielopłaszczyznowej analizy oraz ekspertyzy z różnych dziedzin.
Jak przeprowadzić postępowanie? Przykładowy model działania
Bez wątpienia, model postępowania powinien być dostosowany do organizacji, jej zasobów (ludzkich oraz finansowych), jak i specyfiki naruszenia, którego fakt zaistnienia, skala i konsekwencje będą przedmiotem wyjaśnienia i dalszej oceny.
Podstawowa ocena i weryfikacja zgłoszenia mają na celu ocenę, czy zgłoszenie zawiera podstawowe informacje niezbędne do nadania mu dalszego trybu.
Do kolejnych czynności należy zaliczyć identyfikację źródeł danych niezbędnych do wyjaśnienia sprawy (zestawienia, rejestry, źródła osobowe) oraz ich zgromadzenie i zabezpieczenie. Przeprowadzenie środków dowodowych obejmujących przesłuchania lub oględziny powinno zostać udokumentowane w formie protokołu lub notatki.
Na kolejnych etapach walidacji, filtrowania i analizy danych często zdarza się, że pomocne będą zasoby zewnętrzne (np. narzędzia big data, opinie analityków, audytorów czy doradców prawnych).
W końcowej fazie wyciągania wniosków, należy przede wszystkim ustalić, czy do naruszenia prawa (czy też zasad – w przypadku rozszerzenia katalogu o standardy etyczne) rzeczywiście doszło.
Często praktykowanym i rekomendowanym rozwiązaniem jest podsumowanie postępowania oraz jego wniosków w raporcie, który będzie stanowił podstawę do procesów decyzyjnych oraz działań następczych.
JDP Whistles jest cykliczną inicjatywą Kancelarii JDP poruszającą wybrane zagadnienia związane z projektowaniem regulaminów, wdrażaniem i realizowaniem obowiązków w zakresie ochrony osób zgłaszających naruszenia w organizacji.
W kolejnym JDP Whistles:
Procedura ochrony sygnalistów. Co możemy zrobić, jeśli doszło do naruszenia?
Kontakt
dr Joanna Ostojska-Kołodziej – Adwokatka | Counsel | Head of Employment Practice w Zespole Prawa Pracy
joanna.ostojska@jdp-law.pl
Magdalena Bartnik – Adwokat | Senior Associate w Zespole Transakcyjnym i Doradztwa Kontraktowego oraz w Zespole Prawa Pracy
magdalena.bartnik@jdp-law.pl
Przeczytaj również:
II. JDP Whistles: Procedura ochrony sygnalistów – Rak w najwyższych strukturach – możliwości rozwiązań
III. JDP Whistles: Zmiany w projekcie ustawy o sygnalistach
IV. JDP Whistles: Procedura ochrony sygnalistów – w jaki sposób uwzględnić specyfikę organizacji?