E-Doręczenia już wkrótce
Zbliżają się ważne terminy dla przedsiębiorców i zawodów zaufania publicznego dotyczące e-Doręczeń
WAŻNE! Wkrótce zostaną wprowadzone e-doręczenia, które będą miały bardzo istotne znaczenie dla sposobu komunikacji firm oraz zawodów zaufania publicznego z organami administracji publicznej. Podstawą prawną wdrożenia e-Doręczenia jest ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
Co to są e-Doręczenia
E-doręczenia, to nowy sposób, w jaki podmioty komunikują się z organami administracji publicznej. E-Doręczenia to usługa, która umożliwi przedsiębiorcom wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Doręczenia elektroniczne poprzez portal e-doręczenia będą miały równoważną moc prawną jak tradycyjne przesyłki polecone z potwierdzeniem odbioru. Skrzynka e-Doręczenia docelowo zastąpi korespondencję poprzez ePUAP.
Usługę e-Doręczeń świadczyć będą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.
Jak jest zbudowany adres do e-Doręczeń
Każdy adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:
AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
gdzie:
AE – to skrót od adresu elektronicznego
PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski)
X – cyfry
Y – litery
Z – cyfry sumy kontrolnej.
Kogo dotyczą e-Doręczenia
Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy oraz zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi) będą miały obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń.
Od kiedy należy posiadać skrzynkę do e-Doręczeń
Harmonogram wdrażania obowiązkowych e-Doręczeń dla przedsiębiorców jest kilkuetapowy i zależy od tego, kiedy działalność była założona lub modyfikowana oraz w jakim rejestrze przedsiębiorstwo jest wpisane (KRS lub CEIDG). Harmonogram obejmuje także zawody zaufania publicznego.
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:
- od 10 grudnia 2023 r. – osoby wykonujące zawód: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza.
Podmioty wpisywane do KRS:
- od 10 grudnia 2023 r. – wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do KRS od 10 grudnia 2023 r. (czyli wniosek o wpis do KRS będzie zawierał także wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń)
- do 10 marca 2024 r. – wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r.
Podmioty wpisywane do CEIDG:
- do 1 stycznia 2024 r. – podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG po 31 grudnia 2023 r. (czyli wniosek o wpis do CEDIG będzie zawierał także wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń)
- od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. – podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 r., jeśli dokonają jakiejkolwiek zmiany w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.
- do 1 października 2026 r. – podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 r., jeśli nie dokonały żadnej zmiany w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń
Wnioski o założenie skrzynki e-Doręczeń można składać już teraz.
WAŻNE! Po założeniu skrzynki do e-Doręczeń należy ją aktywować. Na dzień 10 grudnia 2023 r. wszystkie podmioty, które są zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń według harmonogramu, muszą mieć aktywną skrzynkę do e-Doręczeń. Instrukcja aktywowania skrzynki zostanie przesłana drogą e-mailową po złożeniu wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń.
Kroki do założenia skrzynki e-Doręczeń:
Złożenie wniosku online o utworzenie adresu do e-Doręczeń na stronie (https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen);
Dla podmiotów wpisanych do KRS konieczne jest wyznaczenie także administratora skrzynki (jego dane podaje się we wniosku), dla podmiotów/osób wpisanych do CEIDG możliwe jest samodzielne zarządzanie skrzynką lub wyznaczenia administratora (podając jego dane we wniosku).
Wniosek dla podmiotów wpisanych do KRS podpisuje zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji lub ustanowiony pełnomocnik (wówczas do wniosku należy załączyć pełnomocnictwo i potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa wynoszącej 17 zł);
Wniosek zostanie sprawdzony, a w razie wystąpienia nieprawidłowości zostanie wystosowane wezwanie do uzupełnienia braków formalnych;
Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń;
Na podany we wniosku adres mailowy zostanie wysłany email z instrukcją, jak aktywować adres do e-Doręczeń;
Dokonanie aktywacji skrzynki i adres do e-Doręczeń zgodnie z otrzymaną instrukcją;
Po dokonaniu aktywacji właściwy adres do e-Doręczeń zostanie wpisany do bazy BAE, co zostanie potwierdzone mailowo, ale już na skrzynkę e-Doręczeń, a nie na adres mailowy podany we wniosku.
Przeczytaj również o:
- Obowiązki w zakresie cen transferowych za 2022 rok
- Krajowe i zagraniczne reorganizacje spółek. Nowelizacja kodeksu spółek handlowych
- Transakcje M&A i zamówienia publiczne. Nowe obowiązki dla przedsiębiorców korzystających z subsydiów zagranicznych
- Zmiany w podatkach od 1 stycznia 2023 r.
- Ulgi na innowacje
W razie pytań zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
Kontakt
Magdalena Zasiewska – doradca podatkowy | Co-Head of Tax
magdalena.zasiewska@jdp-law.pl
Michał Jagielski – ekspert podatkowy | Co-Head of Tax
michal.jagielski@jdp-law.pl
Dorota Dąbrowska – doradca podatkowy | Tax manager
dorota.dabrowska@jdp-law.pl