Nowe uprawnienia PIP oraz aktualne podejście organów podatkowych i sądów administracyjnych stwarzają coraz większe ryzyka dla członków zarządu i  menadżerów wykonujących czynności w ramach umów cywilnoprawnych (B2B).

Ryzyko nie ogranicza się przy tym do prawa pracy. Ewentualne zakwestionowanie przyjętego modelu współpracy może mieć konsekwencje również w zakresie PIT, VAT i składek ZUS.

Umowy cywilnoprawne z zarządem – gdzie powstaje ryzyko?

Od kilku lat model współpracy z członkiem zarządu oparty na B2B jest przedmiotem szczególnego zainteresowania organów podatkowych. Zasadniczo model taki przewiduje dwa rodzaje wynagrodzenia: za zarządzanie (przyznane uchwałą wspólników) oraz wynagrodzenie za usługi niematerialne świadczone w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, w szczególności usługi doradcze (konsultingowe). Korzystne rozliczenie w takim schemacie polega na opodatkowaniu doradztwa na B2B ryczałem (8,5% lub 15%) lub podatkiem liniowym (19%) – zamiast skali podatkowej.

Istota sporu sprowadza się do wiarygodnego rozdzielenia czynności zarządu od usług doradczych świadczonych w ramach B2B oraz sposób ich realizacji. W niedawnym orzeczeniu NSA podzielił dotychczasową linię i wskazał na szeroki kontekst usług zarządzania i dublowanie z tego powodu czynności doradczych i zarządczych (wyrok NSA z dnia 25 sierpnia 2026 r., sygn. akt II FSK 1216/23).

Co istotne, w praktyce członek zarządu często nie potrafi rozdzielić czynności jakie wykonywał danego dnia jako zarząd i jako doradca. Nie oznacza to, że wskazana struktura nie może być stosowana, jednak wymaga rozważnego podziału i określenia zadań realizowanych na podstawie każdego z tych stosunków prawnych oraz udokumentowania czyli potwierdzenia tego w faktach. Z pewnością należy unikać zapisów, gdzie zakres doradztwa pokrywa się z obowiązkami członka zarządu wynikającymi z Kodeksu spółek handlowych (KSH), czy funkcjonującym w spółce regulaminem zarządu. Istotny jest nadto brak upoważnienia w ramach usług doradczych do podejmowania lub wydawania decyzji skutkujących dla spółki lub składanie wiążących spółkę oświadczeń woli.

W grę wchodzą nadto kwestie ładu korporacyjnego, zgodnie z którymi prace świadczone przez członka zarządu (konsultanta) powinny być odbierane i akceptowane przez innego (niż ten konsultant) członka zarządu. Niedopuszczalna jest taka struktura korporacyjna, w której funkcjonuje jeden członek zarządu odgrywający podwójną rolę: świadczeniodawcy i świadczeniobiorcy (osoby odbierającej usługi), gdyż czyni to iluzoryczną umowę o doradztwo. Taki model oznaczałby, że członek zarządu świadczyłby usługi niejako sam sobie a to powoduje zakwestionowanie rozliczeń podatkowych i składek ZUS.

Nie tylko zarząd: menadżer i kierownik też na celowniku

Wskazane ryzyka obejmują też inne osoby, w szczególności menadżerów i osoby pełniące w danej organizacji funkcje kierownicze. Do częstej praktyki należy świadczenie przez te osoby w ramach B2B czynności podpadających w rzeczywistości pod usługi menadżerskie. Taki model organy podatkowe często reklasyfikują na kontrakty menadżerskie lub umowy o podobnym charakterze, dla których właściwym opodatkowaniem jest skala podatkowa (wyrok NSA z 19 sierpnia 2026 r., sygn. akt II FSK 1216/23).

Weryfikacji podlega także udokumentowanie usług. Na tym tle dochodzi do licznych sporów kończących się zakwestionowaniem kosztów z uwagi na brak potwierdzenia faktycznego świadczenia usług. Sporządzenie dokumentacji wymaga dodatkowej pracy menadżera w celu opisu codziennych czynności i wskazaniu dokumentu, który je potwierdza. Taki dokument często trzeba sporządzić samemu, jak np. protokół z negocjacji czy notatka z rozmowy telefonicznej. Z tego powodu obowiązki dokumentacyjne są często pomijane i traktowane jak niebyłe.

Kluczowe ryzyka obejmują:

 

Wskazane modele świadczenia usług przez członków zarządu i menadżerów, w tym zawarcie przez członka zarządu umowy o doradztwo, czy przejście menadżera z umowy o pracę na B2B, są nadto uważane za próbę obejścia prawa, czego wyrazem jest aprobowana przez sądy administracyjne praktyka odmowy wydania indywidualnej podatkowej lub opinii zabezpieczającej – w oparciu o art.119a Ordynacji podatkowej.

Kontrole PIP – liczy się nie tylko umowa

Z dniem 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) uzyskała uprawnienie do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających, że współpraca realizowana na podstawie umowy cywilnoprawnej w rzeczywistości stanowi stosunek pracy. Od tego dnia nasiliły się kontrole PIP, które aktualnie w dużej mierze bazują na skargach pracowników. Według danych PIP od 8 lipca do 13 sierpnia 2026 r. do PIP wpłynęło 690 skarg i wniosków dotyczących nieprawidłowego wyboru cywilnoprawnej formy zatrudnienia zamiast etatu. Natomiast w okresie od początku 2026 r. do 13 sierpnia takich skarg było aż trzykrotnie więcej (1794), w porównaniu do analogicznego okresu poprzedniego roku  (619).

Na ilość kontroli niewątpliwie wpłyną nowe przepisy zezwalające na jej zdalne prowadzenie i dokumentowanie w postaci elektronicznej. Nie są zatem konieczne wizyty inspektora w siedzibie przedsiębiorcy. Również sama kontrola nie musi być zapowiedziana.

42 pytania: jak PIP ocenia współpracę?

Kontrole przeprowadzane są z zastosowaniem opracowanej przez PIP ankiety złożonej z 42 pytań, które mają być pomocne przy ustaleniu, czy właściwa jest umowa cywilnoprawna czy umowa o pracę. Lista ta jest uniwersalna i może mieć istotne znaczenie również dla kadry zarządzającej i menedżerów. Wystarczy większość odpowiedzi twierdzących by inspektor poddał w wątpliwość umowy cywilnoprawne i B2B.  Jak wskazuje PIP na swoich stronach, lista ma pomóc pracodawcom w wyborze właściwej umowy z pracownikiem a jej celem jest ograniczenie nadużywania umów cywilnoprawnych.

Ankieta, choć zawiera liczne pytania, koncentruje się na kilku głównych kryteriach jak:

Co istotne, lista PIP jest wypełniana nie na podstawie zapisów umowy, lecz stanu faktycznie realizowanego przez strony. Udzielenie prawidłowej odpowiedzi na pytania z ankiety jest bardzo istotne, zwłaszcza, że na szereg z nich trudno odpowiedzieć twierdząca lub przecząco, gdyż  zależy to od szerszego kontekstu.

Ustalenia PIP mogą skutkować w sferze podatków a do głównych obszarów ryzyka należą:

Podsumowanie:

Członkowie zarządu – istnieje wysokie ryzyko przekwalifikowania umów B2B (z reguły doradczych) zawieranych ze spółką przez członków zarządu na umowy o zarządzanie  opodatkowane skalą podatkową, przy czym ryzyko to dotyczy także menadżerów i osoby z kierownictwa spółki rozliczające się w ramach B2B.

Menadżerowie i kierownicy – przekwalifikowanie kontraktu menadżerskiego lub innej umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę jest obecnie bardzo wysokie i wynika z wejścia w życie nowych uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), które dają inspektorom prawo do reklasyfikacji umów cywilnoprawnych na etat w drodze decyzji. PIP dokonuje weryfikacji umów w oparciu o listę 42 pytań, na które musi odpowiedzieć kontrolowany.

Skutki ustaleń PIP – ustalenia PIP mogą być uwzględniane przez organy podatkowe w ocenie skutków podatkowych zawartych umów oraz ich skutków w sferze ubezpieczeń społecznych.

Ryzyka podatkowe – prowadzi to do szeregu implikacji podatkowych, w tym zastosowania rozliczenia według skali podatkowej (zamiast ryczałtu lub podatku liniowego) i uznanie spółki za płatnika podatku i składek ZUS. Problematyczne staje się także odliczenie VAT z faktur członka zarządu czy menadżera.

Jak możemy pomóc?

Z uwagi na szeroką odpowiedzialność zarządu za prawidłowość rozliczeń podatkowych celowe jest przeprowadzenie już teraz własnej analizy zawartych umów w oparciu o listę 42 pytań stosowaną przez PIP.

Chętnie wesprzemy Państwa w analizie rozliczeń z członkami zarządu, menadżerami lub innymi osobami z kierownictwa spółki a także związanymi umowami na usługi niematerialne przy zastosowaniu ankiety PIP. Prawidłowe wypełnienie tej ankiety może być kluczowe dla oceny przez PIP i organy administracyjne zawieranych umów cywilnoprawnych oraz B2B, co przekłada się na realne ryzyka podatkowe i składkowe.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia, zapraszamy do kontaktu.

FAQ

Czy PIP może przekwalifikować umowę B2B na umowę o pracę?

Tak. PIP może zakwestionować cywilnoprawny charakter współpracy, jeżeli sposób jej faktycznego wykonywania odpowiada cechom stosunku pracy. Przy ocenie bierze pod uwagę m.in. podporządkowanie, organizację pracy, regularność wynagrodzenia oraz niezależność wykonawcy. Istotna jest przy tym nie tylko treść umowy B2B, ale przede wszystkim rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków.

Jakie ryzyka podatkowe wiążą się z umową B2B członka zarządu lub menadżera?

Zakwestionowanie modelu B2B może prowadzić m.in. do przekwalifikowania przychodów z doradztwa na przychody z zarządzania, zastosowania skali podatkowej zamiast ryczałtu lub podatku liniowego, powstania obowiązków spółki jako płatnika PIT i składek ZUS oraz problemów z odliczeniem VAT.

Jak przygotować firmę do kontroli PIP dotyczącej umów B2B?

Warto przeanalizować istniejące umowy B2B nie tylko pod kątem ich zapisów, ale przede wszystkim rzeczywistego modelu współpracy. Pomocnym narzędziem może być analiza oparta na 42 pytaniach stosowanych przez PIP, dotyczących m.in. podporządkowania, organizacji pracy, sposobu wynagradzania oraz niezależności osoby świadczącej usługi.